Já falamos um pouco sobre o melhor momento para trocar de contador e as razões pelas quais você pode querer trocar de escritório. Agora estamos aqui para falar sobre como conduzir esse processo da forma correta, minimizando qualquer chance de prejuízo. Considerando a proximidade do fim do ano fiscal, esse é um bom momento para fazer essa revisão e garantir que está tudo em ordem.
Não é nenhum processo extremamente complicado, nem nada do tipo. Basta ter um pouco de direcionamento e se atentar a alguns detalhes. Se você vai trocar de contador devido a algum problema com o serviço, ainda será necessário corrigir qualquer erro deixado para trás.
Para te ajudar com isso, listamos aqui um passo a passo simplificado para você saber como trocar de contador. Confira:
1. Consulte o contrato atual
Toda contratação ou desligamento começa com uma leitura completa do contrato de serviço. Dependendo do escritório com o qual você assinou, é possível que existam algumas cláusulas extras, como multa no caso de rescisão prematura ou obrigatoriedade de um aviso prévio mínimo. Qualquer que seja o caso, você precisa ter isso em mente antes de dar o próximo passo.
Além de ser importante para se proteger contra possíveis danos e cumprir sua parte do contrato, também é uma forma de fazer valer a parte do escritório de contabilidade. Se eles descumpriram algum termo, então você pode exigir a compensação necessária.
2. Confira todas as pendências e erros
Se você vai trocar de contador devido a repetidos erros na prestação de contas e no pagamento de tributos, então é melhor ter cuidado redobrado ao verificar quaisquer pendências deixadas por ele. Parcelamento de débitos, tributos ainda não calculados, entre outras coisas, precisam ser ordenados o quanto antes nessa transição.
O ideal é olhar todos os documentos dos últimos 5 anos para ter uma boa margem de segurança. Assim você terá um direcionamento melhor para arrumar tudo. Mas lembre-se: qualquer erro ainda é de responsabilidade do escritório que o cometeu.
3. Notificar a decisão ao contador atual
Para que o encerramento do contrato tenha validade, ele precisa ser oficializado, seja por e-mail ou correio. Ao fazer esse contato com o escritório de contabilidade, você precisa deixar os seguintes dados bem explícitos:
• O pedido de encerramento;
• Data de encerramento (geralmente de 30 dias após a notificação);
• Requerer a documentação e dados do contador atual;
• Relatório cadastral para identificar pendências;
• Solicitar o envio da documentação para o profissional ou empresa que assumirá o trabalho.
4. Contratar um novo profissional
O ideal é que, logo no início do processo de desligamento, você já tenha algumas opções de escritórios de contabilidade para assumir a tarefa. Ou, pelo menos, já esteja fazendo suas pesquisas.
Mesmo que você não possa oficializar o novo contrato antes do antigo ser devidamente encerrado, quanto antes você puder alinhar as coisas, mais rápido poderá corrigir qualquer erro ou pendência. Qualquer outra pendência pode, inclusive, ser resolvida pelo serviço de contabilidade que você acabou de contratar.
Se você está em busca de um novo contador e quer fazer essa transição com o máximo de segurança e eficiência, entre em contato com a Economy e veja como podemos te ajudar.
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