Fechamento Contábil Mensal: Quais Documentos Enviar
- há 11 minutos
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O fechamento contábil mensal é essencial para que a empresa tenha números confiáveis, demonstrações corretas e uma visão real de sua situação financeira.
Mas para que a contabilidade consiga fazer esse trabalho corretamente, existe uma parte fundamental: o envio completo e organizado dos documentos pela empresa.
Extratos bancários, comprovantes, relatórios financeiros e documentos relacionados às movimentações do período são informações que permitem conciliar as contas e identificar corretamente cada operação.
Neste artigo, explicamos quais documentos devem ser enviados mensalmente e por que essa rotina é tão importante para a qualidade da contabilidade.
O Que é o Fechamento Contábil Mensal?
O fechamento contábil é o processo de conferência, conciliação e registro das movimentações da empresa referentes a determinado período.
É nesse momento que a contabilidade organiza as informações para identificar:
receitas;
despesas;
saldos bancários;
obrigações;
valores a receber;
empréstimos e financiamentos;
movimentações dos sócios;
resultado da empresa.
Com essas informações, é possível elaborar demonstrações como balancete, balanço patrimonial e DRE, transformando as movimentações do negócio em informações úteis para a gestão.
Na Economy, trabalhamos justamente com o propósito de transformar números contábeis em informações estratégicas para os empresários.
Quais Documentos Devem Ser Enviados?
Os documentos necessários podem variar conforme a atividade e a estrutura de cada empresa. Porém, alguns são fundamentais para um fechamento contábil completo.
1. Extratos Bancários
Devem ser enviados os extratos completos de todas as contas bancárias da empresa, incluindo contas digitais.
O extrato permite conferir:
recebimentos;
pagamentos;
transferências;
tarifas;
aplicações;
empréstimos;
demais movimentações financeiras.
O saldo da contabilidade precisa estar conciliado com o saldo efetivamente existente no banco.
2. Extratos de Aplicações e Investimentos
Se a empresa possui investimentos, também é necessário encaminhar os respectivos extratos.
Eles permitem identificar corretamente:
aplicações;
resgates;
rendimentos;
IR e IOF;
saldo dos investimentos.
Sem essas informações, o saldo contábil pode ficar diferente do patrimônio financeiro real da empresa.
3. Relatórios de Contas a Pagar e a Receber
Quando a empresa utiliza sistema financeiro ou ERP, os relatórios do período ajudam a identificar o que foi pago, recebido e o que ainda está pendente.
Isso melhora a qualidade das informações sobre:
clientes;
fornecedores;
despesas;
receitas;
obrigações futuras.
4. Comprovantes de Pagamentos e Recebimentos
Nem toda movimentação bancária possui um histórico suficientemente claro.
Por exemplo, uma transferência pode aparecer no extrato apenas com o nome do destinatário, sem informar o motivo daquele pagamento.
Por isso, sempre que necessário, devem ser encaminhados comprovantes e informações complementares que permitam identificar corretamente a operação.
5. Contratos de Empréstimos e Financiamentos
A empresa contratou um empréstimo, financiamento ou realizou alguma operação financeira diferente?
A contabilidade precisa receber os documentos correspondentes.
Isso permite separar corretamente:
valor principal;
juros;
encargos;
parcelas pagas;
saldo da dívida.
6. Documentos Relacionados aos Sócios
Também precisam ser informadas movimentações entre a empresa e seus sócios, principalmente quando envolverem:
pró-labore;
distribuição de lucros;
aportes de capital;
empréstimos;
adiantamentos;
pagamentos realizados pelo sócio em nome da empresa.
Transferir dinheiro entre PJ e PF sem informar a natureza da operação pode gerar classificações contábeis incorretas.
7. Documentos de Operações Extraordinárias
Comprou um veículo? Vendeu uma máquina? Adquiriu um imóvel? Fez um financiamento?
Operações fora da rotina também precisam chegar à contabilidade acompanhadas da documentação correspondente.
Entre os exemplos estão:
compra e venda de veículos;
aquisição de máquinas e equipamentos;
compra ou venda de imóveis;
contratos de mútuo;
integralização de capital;
indenizações;
operações societárias.
E as Notas Fiscais?
Grande parte das notas fiscais eletrônicas pode ser capturada automaticamente pelos sistemas utilizados pela contabilidade.
Na Economy, por exemplo, utilizamos tecnologia para reunir documentos fiscais e transformar essas informações em dados úteis para acompanhamento e gestão.
Porém, isso não elimina a necessidade de enviar documentos que não são capturados automaticamente, além de informar operações que não podem ser compreendidas apenas pela nota fiscal.
Por Que o Prazo de Envio é Importante?
Não basta enviar os documentos — é necessário enviá-los dentro do prazo solicitado pela contabilidade.
Quando os documentos chegam atrasados, o fechamento pode ser realizado com informações incompletas.
Isso pode afetar:
conciliações;
balancetes;
DRE;
análise de lucros;
distribuição de resultados;
planejamento tributário;
decisões financeiras.
Quanto mais organizada for a entrega mensal, mais confiável será a contabilidade da empresa.
Documento Completo Gera Contabilidade Confiável
Existe uma relação direta entre a qualidade das informações enviadas e a qualidade do fechamento contábil.
Quando a empresa mantém uma rotina organizada de envio, a contabilidade consegue:
identificar inconsistências mais rapidamente;
conciliar saldos corretamente;
produzir relatórios mais confiáveis;
acompanhar a evolução do negócio;
fornecer informações melhores para tomada de decisão.
Por isso, o fechamento mensal não deve ser visto apenas como uma obrigação do contador. É um processo construído em conjunto entre empresa e contabilidade.
Conclusão
O fechamento contábil mensal só consegue representar a realidade da empresa quando todas as movimentações estão acompanhadas das informações e documentos necessários.
Enviar extratos, comprovantes, contratos e relatórios dentro do prazo não é apenas uma rotina administrativa — é o que permite transformar a contabilidade em uma ferramenta realmente confiável para gestão e tomada de decisões.
Na Contabilidade Economy, utilizamos tecnologia, processos estruturados e uma equipe especializada para transformar as informações da sua empresa em números claros e estratégicos, proporcionando mais segurança, organização e qualidade para a gestão do seu negócio.
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