Além de administrar suas várias atividades, todo negócio também precisa lidar com uma série de obrigações fiscais e contábeis. Aquelas que atrasam a entrega de declarações ou que deixam de cumprir essas obrigações podem sofrer multas ou mesmo ter suas atividades restringidas.
Uma das lições mais importantes para cumprir essas obrigações é entender como organizar os documentos para contabilidade corretamente. Em última instância, essa também é uma maneira de economizar tempo e recursos dentro do seu negócio.
Acompanhe e veja algumas dicas que vão te ajudar:
1. Deixe uma área pronta para organizar documentos físicos
Ter que arquivar documentos físicos é sempre uma dor de cabeça, mas ainda é algo necessário para o cumprimento de suas obrigações fiscais. A solução mais simples é já ter um espaço pronto para armazenar todos esses documentos de forma ordenada. Algumas pastas, prateleiras e higienização adequados para minimizar o risco de deterioração, entre outras coisas do tipo. Será muito pior perder algum documento importante.
2. Crie um sistema para categorizar os documentos
Mesmo que os documentos estejam dentro de um arquivo, você ainda precisa saber onde encontrá-los. Caso contrário, não poderá tê-los em mão quando forem exigidos pelo fisco. Para evitar isso, o mais importante é criar um sistema padronizado de organização, seja ele por data, categoria, origem, destino ou qualquer outra combinação de critérios à sua escolha.
3. Use um padrão de nomeação claro para documentos digitais
Quando se trata de documentação digital, você tem mais facilidade para organizar e buscar arquivos. Porém, para que eles sejam fáceis de encontrar, eles também devem seguir um padrão de organização. Principalmente no que diz respeito à nomeação dos documentos. Se eles forem bem detalhados, será mais fácil pesquisá-los dentro do seu sistema.
4. Formalize as rotinas fiscais
Claro que não é só você que deve aprender como organizar os documentos para contabilidade. Afinal, essa é uma tarefa que depende principalmente da atuação dos seus colaboradores no dia a dia. O primeiro passo é formalizar e documentar todas as ações envolvendo a organização desses documentos, tanto físicos quanto digitais. Depois, você deve capacitar toda a sua equipe para seguir essas rotinas corretamente.
5. Defina claramente as responsabilidades
Outra causa bem comum de perda de documentos ou atraso na entrega é a falta de orientação sobre o processo em si e quem é responsável por ele. Por exemplo, se um pessoa é responsável pelo registro de todos os documentos de um setor, é mais difícil haver erros do que se todos tiverem que fazer o lançamento dos registro.
6. Busque ajuda profissional
Mesmo com um bom planejamento, ainda é difícil lidar com todas as obrigações fiscais e contábeis de uma empresa. E, se você cometer erros, pode acabar tendo que pagar multas por atraso ou ter que arcar com mais custos para reemitir documentos. Nesses casos é mais econômico buscar um escritório de contabilidade profissional para preencher essa função na sua empresa.
Quer saber mais sobre esse assunto, veja em nosso blog - clique no link:
· Iniciando o Ano Fiscal - Saiba como organizar agora sua empresa para não ter problemas no fechamento
· Veja como a boa parceria com o Escritório de Contabilidade torna a sua empresa produtiva e lucrativa
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